Использование
Документ составляется в двух случаях:
Взаимоотношения контрагентов
Одна фирма извещает вторую о том, что товары были отгружены, услуги оказаны. На основании этой информации контрагент направляет поручение о списании денежных средств со своего расчетного счета.
Взаимодействие между филиалами одной организации
С помощью авизо, выступающего аналогом бухгалтерской справки, филиалы или представительства одного юридического лица обмениваются информацией о перемещении товарно-материальных ценностей и денежных средств.
Авизо используется в ситуациях, когда организовать прямой импорт данных из головного офиса в филиалы или наоборот не представляется возможным из-за отсутствия необходимого программного обеспечения. Оформление извещений о перемещениях товаров и денег — более простой и менее дорогостоящий способ.
Дебетовое авизо показывает проводки, которые делаются по счету 79, предназначенному для отражения расчетов в рамках одной организации.
Порядок оформления
Дебетовое авизо — это поручение на списание определенной суммы денежных средств. В экономической практике оно оформляется значительно реже, чем кредитовое. Как правило, документом заменяют счета-фактуры. Он востребован в ситуациях, если формирование счета-фактуры нежелательно (например, поставка произошла между филиалами одной компании, сделка не связана с куплей-продажей).
На практике, в одном документе аккумулируется информация о нескольких сделках. Главное, чтобы извещение пришло получателю в срок. Оформление дебетового авизо предполагает получение от адресата обратного уведомления. В связи с этим извещение распечатывается одновременно в двух или трех экземплярах. Если сделаны две копии, они распределяются следующим образом:
- Одна хранится в бухгалтерии отправителя. Она подтверждает, что проводки в учетной программе были сделаны корректно.
- Вторая передается получателю, который на ее основании совершает необходимые действия.
Если авизо распечатано в трех экземплярах, третья копия направляется в головной офис компании. На его основании бухгалтер делает проводки по дебету или кредиту 79-го счета.
Оформление авизо не является обязательным, если речь идет о перемещении ТМЦ. В этой ситуации достаточно первичных документов (например, накладных). Актуальность уведомлений возрастает, если передаются финансовые обязательства или затраты.
Форма
Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца дебетового авизо. Компании разрабатывают его бланк самостоятельно, включая реквизиты, необходимые в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. К их числу относится:
- дата создания документа;
- № согласно принятой в компании системе нумерации;
- наименование, ИНН, КПП и иные сведения об авторе документа и адресате;
- реквизиты сторон;
- суть авизо (содержание хозяйственной операции, сумма, подлежащая уплате).
В текущей работе бухгалтеры используют возможности учетных программ. Например, в 1С есть готовая форма документа «Авизо». Распечатанные бланки извещения обязательно подписываются уполномоченным лицом, например, директором обособленного подразделения.