amatar83 Под почтовым авизо принято понимать официальное почтовое извещение, свидетельствующее об успешном осуществлении той или иной товарной или расчетной операции. Такая форма передачи финансовой информации считается одной из самых популярных на сегодняшний день и широко используется в банковской сфере.
Правила оформления почтового авизо
В настоящее время существует несколько основных правил оформления почтовых авизо, каждое из которых строго соответствует существующему законодательству и считается обязательным условием для качественной передачи информационных данных:
1. Процесс оформления почтового авизо регулируется результатами движения конкретных пассивов и активов и подразумевает обработку тех данных, которые не представляется возможным оформить при непосредственном участии главного офиса компании.
2. Авизо должен быть, в обязательном порядке присвоен определенный регистрационный номер.
3. Авизо не может быть оформлено по тем операциям, которые подразумевают прием-передачу финансовых активов в рамках сотрудничества головного офиса и обособленного подразделения. В этом случае в качестве первичных документов могут выступать только различного рода накладные, реальные платежки и т.п.
4. В случае возникновения необходимости осуществления операции, направленной на передачу финансовых данных между обособленными подразделениями, представители этих подструктур обязаны оформлять почтовое авизо только через головной офис, имеющий полномочия на прием и передачу таких активов.
5. Передача извещений между главным офисом и одним из его официальных представительств может быть оформлена только отдельными почтовыми авизо. Процесс передачи такой информации подразумевает пересылку сразу двух экземпляров документа:
– первый документ поступает в полное распоряжение получателя и считается инструментом, отражающим процесс осуществления операции;
– второй документ отправляется обратно компании-отправителю.
6. В случае приема/передачи финансовой информации между двумя филиалами компании почтовое авизо оформляют в трех экземплярах:
– один документ выдается на руки филиалу, передающему информацию, и выступает в качестве инструмента, подтверждающего успешную передачу данных;
– второй документ (в состав которого включаются отметки об успешном приеме данных) остается у принимающего филиала;
– третий документ (включающий отметки и поправки обоих филиалов) пересылается в главный офис, где его корректируют с учетом последней поступившей аналитической информации.
Правила оформления почтовых авизо должны неуклонно соблюдаться, и не могут быть нарушены ни при каких обстоятельствах, так как в противном случае существует вероятность возникновения серьезных проблем при приеме/передаче ценной финансовой информации.
Преимущества и недостатки почтовых авизо
Главным преимуществом почтовых авизо является то, что благодаря их использованию любая банковская структура может осуществлять большое количество операций, связанных с приемом/передачей финансовых активов быстро и качественно. Процесс оформления подобных извещений налажен достаточно давно, поэтому у сотрудников деловых структур редко возникают проблемы, связанные с оперированием ими. Кроме того, почтовые авизо не требуют никаких серьезных затрат и могут быть оформлены в самые кратчайшие сроки.
Почтовые авизо выступают в качестве, своего рода, отдельного способа связи между двумя филиалами одной организации. Их использование снижает риск утечки ценной финансовой операции, и упрощения процесса общения сотрудников банковских учреждений.
Имеются у системы почтовых авизо и свои недостатки, наибольшим из которых является повышенное внимание к таким извещениям мошенников, стремящихся завладеть ценной информацией с целью финансовой наживы. Несмотря на то, что в настоящее время большинство глобальных денежных операций осуществляется посредством электронных платежей, случаи воровства, связанные с почтовыми авизо по-прежнему встречаются. Именно поэтому любое учреждение, решившие построить свою деятельность на основе использование почтовой связи должно с особым вниманием относиться к своей внутренней системе безопасности
Проблема подделки почтовых авизо
Подделка почтовых авизо – это один из излюбленных методов банковских мошенников. Правоохранительным органами выявлено огромное количество случаев финансового мошенничества, связанных с использованием фальшивых авизо. Именно поэтому данной проблеме следует уделять особое внимание и ни в коем случае не сбрасывать ее со счетов.
Современные технологии позволяют злоумышленникам эффективно внедриться в процесс любого банковского сотрудничества, подразумевающего передачу финансовой информации при помощи почтовых авизо и навязать любой из сторон свои условия. Несмотря на то, что многие банковские учреждения перешли на электронные системы передачи данных, все же остается немало фирм и компаний, которые по-прежнему предпочитают пользоваться почтовыми услугами. Именно они и составляют основную группу риска, привлекающую пристальное внимание преступников.
По мнению экспертов, лучшим способом решения проблемы подделки почтовых авизо является полноценный отказ от такого способа передачи информации. Отсутствие возможности для мошенничества сведет на нет противоправные действия той или иной группы лиц, занимающейся финансовыми махинациями, и вынудит ее отказаться от совершения подобных действий.
В целом, почтовое авизо можно считать достаточно приемлемым способом извещения, свидетельствующего об осуществлении той или иной расчетной операции. Однако, учитывая стремительный рост финансовой преступности и возможность использования других, более эффективных технологий, лучше стараться использовать такой способ как можно реже.