Анетта С течением определённого периода в каждой компании начинают накапливаться различные процессы и схемы, когда-то придуманные, но давно не функционирующие. Абсолютным чемпионом среди ответов на множество вопросов «Почему делается именно так, а не иначе?» является ответ «Так сложилось». Некоторая система существует, потому что она не то, чтобы очень эффективна, а потому, что подобная стратегия была всегда. Что необходимо для того, чтобы бизнес решения были наиболее эффективными?
Анализ существующего состояния бизнеса
Прийти по окончанию к лучшим бизнес решениям позволит тщательный анализ прошлых ошибок в деятельности компании и существующего состояния фирмы. Решение новых задач требует особого масштабирования привычных и понятных методов. Однако, в восьмидесяти процентах планируемый результат остаётся недосягаемым. При этом руководство компании преследует определённые цели – удвоить объём продаж, оптимизировать расходы, сменить оборудование. Каким образом найти в каждой ситуации наиболее оптимальное и лучшее решение и не только найти, но и успешно реализовать его без каких-либо потерь в будущем?
В условиях существующей конкуренции появляются определённые стимулы обновить бизнес процесс. Существуют четыре достаточно простых метода уникального тестирования, которые помогут отыскать следующие эффективные решения в бизнесе. Каждый способ обладает определёнными производственными вопросами, которые сумеют подсказать необходимое направление в дальнейшем развитии компании. В совокупности они позволяют подробно рассмотреть непосредственный процесс организации фирмы, дать подробную оценку достоинствам компании и указать на те ошибки оптимизации управления, которые тормозят развитие.
Метод 1. Работа с материальными ресурсами
Если представить себе ситуацию, в которой достаточное количество сотрудников, клиентов, поставщиков, но не достаточный уровень финансовых ресурсов, то станет ясно, что материальные ресурсы компании, которые обеспечивают сам процесс работы, имеют трудности.
В подобной ситуации необходимо вновь тщательно продумывать, как лучше суметь организовать ежедневную деятельность компании, а также, что за материальные составляющие могут быть задействованы в данном процессе. Важно задаться такими вопросам: «Почему необходим именно этот ресурс?», «В каком объёме необходим ресурс?», «Как лучше использовать данный ресурс?»
Ключевой задачей является поиск оптимальной точки предела, где материальные ресурсы исчерпывают собственные возможности. Необходимо дать максимальный прогноз этой задаче, чтобы она вдруг не выявилась неожиданностью и сбалансировала деятельность абсолютно всех служб. При этом, следует задуматься, что производство является лишь частью общей цепочки и требуется повышать его эффективность. Увеличение его пропускной способности ранее предшествующих и последующих после звеньев цепи также является важной задачей в бизнесе.
Пример существующей проблемы:
Управляющему фабрикой по производству определённой продукции необходимо срочно повысить на тридцать процентов производительность. Вначале управленцы действуют привычной стратегией – они увеличивают продолжительность рабочего дня, вводят на производстве вторую смену, однако данные меры мало помогают. Даже обработка новых материалов не даёт ожидаемых результатов. В подобном случае необходимо представить всю ситуацию с самого начала – вообразить, что компания имеет человеческий и сырьевой ресурсы, но не имеет оборудования.
Учитывая требуемую скорость увеличения объёма, необходимо точно определить предел каждого ресурса. Для этого нужно выявить окончание запаса мощности производственных цехов, когда произойдёт нехватка свободных материалов и продукции. Также важно знать, смогут ли поставщики успеть предоставить требуемый объём сырья к оговоренному сроку. Все точки предела обязаны отмечаться в календаре производства, чтобы подготовить схему заранее с учётом соотношения увеличения объёмов и денежных возможностей.
Решение проблемы:
Первоначально был определён необходимый предел. Удешевление процесса и увеличение объёма возможно только при новом оборудовании, которое позволит повысить производительность на необходимые тридцать процентов. Но для этого требовалось ресурс старого оснащения, а также предел для приобретения нового оборудования. С прежним объёмом производства можно было бы использовать старую мощность. Для достижения своей новой стратегической цели компания запланировала пять лет. В тоже время технологи фирмы должны оценить возможный объём с использованием старых ресурсов, максимально приближенных к реальной деятельности, чтобы продажи не опередили производство.
Преуспевание в бизнесе: ценные советы
Эффективное решение бизнес задач сохраняет бюджет и позволяет справиться с запланированными объёмами производства. Расчёты показывают приблизительную ситуацию спустя несколько месяцев. Подобным методом компания сразу выделяет все необходимые суммы, что не ударяет по бюджету.
Также немаловажным был фактор возможности производственных станков справиться с необходимым объёмом работы. При этом финансовые возможности ограничивали нужный выбор. В результате пришлось остановиться на специальном оборудовании, которое, возможно, исчерпает свои ресурсы спустя три года. После производительность оборудования просто перестанет повышаться. То есть, расчёты оказались верны – за три года оборудование сумеет себя окупить, а также принести желаемую прибыль. После компания сумеет приобрести точно такое же оборудование.
Предположительно на начальном этапе количество старых станков заменит точно такое же количество новых. Спустя три года добавятся ещё новые станки, а ещё через три года оборудование будет списано, при этом полученный доход позволит приобрести один дорогостоящий станок, заменяющий несколько штук устаревших производственных станков.
Метод 2. Работа с человеческим ресурсом
В ситуации, когда есть материальные и финансовые ресурсы, есть поставщики и клиенты, но нет надлежащего количества персонала, требуется пересмотреть весь состав сотрудников. При этом необходимо поставить перед собой следующие вопросы: «Почему в компании существует подобная организационная структура?», «Как она отражает существующую схему бизнеса?», «Отвечает ли персонал задачам компании?»
Пример существующей проблемы:
В крупном холдинге отчёт готовило сто различных специалистов. При этом сотрудники компании трудились по старой и привычной за долгие годы схеме. Информация с разнообразных розничных точек оформлялась в соответствующую таблицу, после чего экономистами формировалась следующая таблица, в которой показатели группировались по финансовой ответственности. Таким способом определялись, кто укладывается в бюджет компании. Лишь после этого сведения поступали в центральный офис холдинга. Его финансовая служба подготавливала ещё один отчёт по различным направлениям деятельности.
С ростом компании увеличивались и финансовые службы, и расходы. Процесс оформление таблиц занимал около трёх месяцев, поэтому скоро управление компанией вынуждено было сократить сроки составления отчётности.
Решение проблемы:
Для решения подобной проблемы был выбран метод, основанный на опросах, которые позволяют провести очень глубокий и действенный анализ для выяснения необходимых действий на самых нижних уровнях системы. В итоге оптимизации управления была разработана особая программа с достаточным количеством вложения денежных средств и обучением сотрудников. Результат был достигнут совсем скоро – сократилась финансовая служба, а сроки отчётности ожидаемо уменьшились.
Метод 3. Работа с производственным процессом
В случае, если перед ассистентом отдела продаж стоит бизнес задача увеличить продажи компании, не нанимая при этом новый персонал, можно ли подключить новые ресурсы? А также, сколько времени необходимо на непосредственный процесс? Быстрое принятие бизнес решений позволит повысить нужную производительность.
Пример существующей проблемы:
Предприятие занимается производством упаковки. Маркетологи запускают новую рекламную компанию, вследствие чего резко увеличивается поток клиентов. Для того, чтобы клиенты не были утеряны, в короткий срок организовывалась правильная работа отдела продаж. При этом штат вовсе не расширяется. То есть персонал компании работает на предложенных руководством условиях.
Решение проблемы:
Поставленную бизнес задачу помог решить вышеописанный метод. Данная идея была предложена финансовым директором и заключалась в предварительном анализе деятельности сотрудников компании. При этом на протяжении всего месяца записываются и прослушиваются необходимые телефонные разговоры. Оказалось, что персонал компании не умеет выстраивать необходимую беседу с клиентом надлежащим образом таким образом, чтобы получить желаемый результат. Поэтому руководство компании решило внедрить применение скриптов, что стало эффективным бизнес решением. Позднее была проведена сегментация общей клиентской базы.
Идеи беспроигрышного бизнеса
В вышеописанной бизнес идее рассчитывалось определённое время, затраченное менеджером компании на переговоры по телефону. Затем данное время делилось на общее количество баллов для получения результата оптимального времени беседы. Была определена периодичность рабочих звонков, а работа со скриптами построена таким образом, что время менеджера компании было строго ограничено. При этом некоторых неэффективных сотрудников пришлось всё же сменить.
Все нововведения показали отличный результат. Продавцы принимали участие в процессе вместе с принятием необходимых решений. При этом беседы продавцов вносились в специальную форму, и информация оставалась внутри компании, не связанная с конкретным сотрудником фирмы. При этом заказы были разделены, а для работы с постоянными клиентами создана форма для заказа на сайте компании.
За сделку с постоянным клиентом процент сотруднику был несколько понижен, однако персонал очень быстро понял, что данное решение было выгодным. Бонус начислялся за самостоятельные действия клиентов. Это позволило освободить время менеджеров на деятельность с разработкой новых входящих заказов. А за три месяца были увеличены продажи упаковки.
Метод 4. Работа со временем
В ситуации, когда в наличии есть все необходимые ресурсы и требуется в несколько раз быстрее достичь нужных показателей в месячном обороте, необходимо понимать, почему именно данный процесс занимает такое количество времени. Обнаружить необходимое решение не просто. Иногда помогает увеличение нагрузки на уже существующие ресурсы.
Пример существующей проблемы: компания занимается реализацией машинного масла. Её ежемесячный оборот необходимо получить за две недели. Какое решение может помочь в данной бизнес задаче?
Решение существующей проблемы:
Вариант подбирается по максимально сформулированным вопросам. Ставка делается на расширение рынка сбыта. При этом к традиционному опту добавляется розница, благодаря электронной торговле. Был разработан специальный сайт и введена онлайн форма розничного заказа. На решение проблемы ушло около четырёх месяцев. Нововведение позволило розничному покупателю самостоятельно сформировывать необходимый ему заказ, проверяя наличие товаров на складе компании и наблюдая за выполнением заказа. Также со сторонними службами были заключены необходимые договора. Все затраты составили довольно внушительную сумму, но уже через полгода двухнедельный оборот стал приравниваться к прежнему ежемесячному обороту. После закрепления результата бизнес задача была решена.