Инвентаризация

Инвентаризация

 

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

 

• на складах

 

• в производстве,

 

• на торговых площадях,

 

• в кассе.

 

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

 

• основные средства,

 

• материальные запасы,

 

• готовая продукция,

 

• товары в торговой сети,

 

• наличные денежные средства,

 

• ценные бумаги и денежные документы.

 

Также проведение инвентаризации помогает обеспечить ряд целей:

 

• контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

 

• выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности,

 

• выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

 

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

 

Требования к проведению инвентаризации:

 

• внезапность (для материально-ответственного лица),

 

• комиссионность (проведение комиссией),

 

• действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),

 

• непрерывность,

 

• обязательное участие материально-ответственного лица.

 

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике, либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

 

• ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

 

• при продаже имущества, сдаче в аренду,

 

• при смене материально-ответственного лица,

 

• при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

 

• после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

 

• при реорганизации или ликвидации предприятия.

 

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

 

• о фактах обмана потребителей,

 

• о фактах присвоения ценностей,

 

• о фактах изготовления неучтённой продукции,

 

• о фактах неучтённых продаж,

 

• о фактах уничтожения имущества и т. п.

 

Подготовка к проведению инвентаризации

 

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

 

• за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

 

• за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

 

• за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),

 

• за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

 

Перед началом инвентаризации комиссия:

 

1. – Получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей.
2. – Проверяет весовое и измерительное оборудование.
3. – Опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе).
4. – Предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),
5. – На предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,
6. – Отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).
8. 

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:

 

1. В начале описи:

• Наименование организации.

 

• Место хранения.

 

• Состав инвентаризационной комиссии.

 

• Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.

 

• Дата и время начала и окончания инвентаризации.

 

• Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.

 

2. Тело таблицы:

1) Номер по порядку.

 

2) Номенклатурный номер.

 

3) Наименование.

 

4) Сорт.

 

5) Единица измерения.

 

6) Цена за единицу.

 

7) Состоит по учёту, количество.

 

8) Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия).

 

9) Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта).

 

10) Фактически оказалось, сумма.

 

11) Недостача, количество.

 

12) Недостача, сумма.

 

13) Излишек, количество.

 

14) Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)

 

В конце каждой страницы описи:

 

• Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).

 

• Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)

 

• Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

 

• Подпись материально-ответственного лица.

 

В конце описи:

 

• В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.

 

• Количество строк прописью по всей описи.

 

• Итоги по всем колонкам по всей описи.

 

• Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

 

• Подпись материально-ответственного лица.

 

• Расписка материально-ответственного лица (ещё одна !) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.

 

• Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.

 

Определение и оформление результатов инвентаризации

Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов.

 

Возможны следующие варианты:

 

• совпадение учётных и фактических остатков,

 

• недостача (превышение учётных остатков над фактическими),

 

• излишки (превышение фактического остатка над учётным),

 

• пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

 

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.

 

Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.

 

Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:

 

• в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения,

 

• в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования в один и тот же период,

 

• у одного материально-ответственного лица,

 

• в одинаковых количества.

 

В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.

 

Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи.

 

На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.

 

Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными. В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.

 

Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации.

 

В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.

 

Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений.

 

Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.